Reicht die Archivierung durch Exchange 2010 aus? - Vorteile einer unified-e-mail-archiving Lösung mit iMARC®

 

Dazu möchten wir zuerst auf ein Zitat aus einem unabhängigen Artikel der Computerwoche vom 6. Juli 2010 verweisen:

"Mit Exchange 2010 geht Microsoft nun erste Schritte in Richtung zentrale Archivierung. Alle E-Mails werden in ein Archivpostfach verschoben, das auf dem Exchange Server liegt. Die Vorteile: Das Postfach des Endbenutzers wird entlastet, und bei einem Crash des Desktops sind die E-Mail-Daten nicht betroffen. Ältere, bereits archivierte PST-Dateien sind ebenfalls an dieser zentralen Stelle zu sichern. Da die Daten nur an einer Stelle liegen, lassen sich so genannte Retention-Policies, also Vorschriften, wie lange die Mails aufbewahrt werden sollen, einfach umsetzen.

Dennoch nützen die neuen Archivierungsfunktionen zunächst wahrscheinlich nur einigen Unternehmen. Da das Archivpostfach auf dem Exchange Server und derzeit sogar noch in derselben Datenbank abgelegt wird wie das Originalpostfach, wird der Exchange Server nicht ent-, sondern eher zusätzlich belastet. Außerdem fehlt der Archivierung mit Exchange zurzeit noch die Intelligenz, die Lösungen von Drittanbietern beinhalten. So legt Exchange jede Mail samt Anhang einmal ab, egal ob dieser Anhang bereits gespeichert wurde, da er zum Beispiel Bestandteil einer weitergeleiteten Mail war. Intelligente Archivierungssysteme setzen hier das so genannte Single Instancing. Die Anhänge werden von den Mails abgespaltet und nur einmal gespeichert. Besonders in mittleren und großen Unternehmen spart dies sehr viel Speicherplatz."


D.h. die Archivfunktion ist zwar brauchbar, aber noch nicht zu Ende gedacht.


Wer bislang schon mit Archivprodukten gearbeitet hat, hat diese meist aus zwei wichtigen Gründen eingesetzt:

* Compliance und Revision (Kommentar rent-a-brain: die Sichtweise auf diese Thematik ist hier sehr großzügig abgeschmettert)

Aufgrund von Gesetzen kann es erforderlich sein, jede empfangene oder gesendete Mail in einem Archiv dauerhaft zu speichern. Dies wurde früher mit der Exchange Journal Mailbox erreicht oder mit Journalregel auf dem Exchange 2007 Transport.

* Mailbox Management

Zweites Ziel ist die Reduzierung der Postfachgröße durch Entfernen der alten Nachrichten, um die Performance und teuren Festplattenplatz des Servers zu reduzieren und Backup als auch Wiederherstellung in kurzer Zeit zu erreichen.


Die erste Forderung wird Exchange 2010 abbilden können, wobei es vielen Administratoren wohl nicht gefallen wird, dass die früheren Versionen sich alle im Dumpster ansammeln. Die Reduzierung der Datenmenge wird sich aber so nicht erreichen lassen, da die Archivdatenbank in der gleichen Datenbank angelegt wird, wie das primäre Postfach. Selbst eine Trennung in eine andere Datenbank auf einem anderen Massenspeicher oder einem anderen Server ist in RTM nicht möglich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass dies später noch geändert wird, so dass man die Daten auch physikalisch verlagern kann.

Vielleicht sogar zu einem Hosted Archive. Insofern ist dieser erste Schritt primär zur Auflösung der PST-Dateien geeignet, auch wenn es die passende Importfunktion noch nicht auf dem Server gibt.

Was heute als HSM (Hierarchical Storage Management) bezeichnet wird, ist mit dem Ansatz natürlich auch nicht zu lösen. Schaut man sich aber die Konzepte der Database Availability Groups an, dann können sich zumindest größere Firmen überlegen, ob überhaupt noch "teurer SAN-Speicher" erforderlich ist.

Wenn der Speicherplatz auf der Exchange Farm am Ende nicht teurer ist, als die Disks im Archivsystem, dann egalisiert sich diese Forderung.

Outlook 2010 und Archiv Mailbox

Outlook 2010 wird die erste Version sein, die diese besondere Archivmailbox, die dem Benutzer zugeordnet ist, auch direkt mit einbinden und anzeigt.



WICHTIG:

Anbei Antworten in Klammern:

Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. (oberflächig formuliert, dafür in Ex2010 durchgehend umgesetzt)

Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. (auch die Archivmailbox ist mit Administrationsrechten zugänglich und manipulierbar, ausserdem kann das Unternehmen ohne Nachweis entscheiden, ob es diesen sicheren Weg nutzt oder die rechtlich unsichere Alternative: benutzergesteuerte Archivierung)

Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. (Wird optional von Ex2010 angeboten. Was ist, wenn das Unternehmen sich für den unsicheren Weg entscheidet? Die ausgewählte Alternative ist später nicht nachweisbar.)

Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. (siehe oben: es gibt mehrere Alternativen)

Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden. (keine Garantie in Ex2010)

Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können. (allerdings ist diese Funktion bei Ex2010 auf Benutzerebene angelegt)

Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden. (unklar in Ex2010: ein Administrator könnte auch früher eine E-Mail aus der Archivmailbox entfernen!!!)

Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden. (Gar keine Funktion in Ex2010)

Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden. (Soweit es das aktuelle eingestellte Verfahren betrifft lautet die Antwort JA. Welches Verfahren hat aber das Unternehmen in den letzten Monaten genutzt?)

Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein (NEIN - es archiviert eml oder msg-Dateien .- d.h. ein Exchange proprietäres Format. Jede Migration würde zum Datenverlusst führen)

Zusammenfassung: die Exchange 2010 Archivfunktion ist auf jeden Fall besser als die Sicherung in pst-Dateien. Und dennoch:

- Es spart jedoch keinen Platz.

- Es entlastet nicht die Serverlandschaft (Exchange 2010).

- Es kann nicht die unterschiedlichen Compliance Regeln (externe (nationale und internationale) / interne) abbilden und nachweislich einhalten.

- Keine unternehmensweite E-Mail-Verarbeitung möglich.

- Keine Sicherung der Privatsphäre.

- Keine Mandantenfähigkeit



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