Erstellt: Dienstag, 06. März 2012

Eine E-Mail ist sicherer als ein Brief. Und eine richtige E-Mail-Management-Lösung und -Infrastruktur steht für jeden von uns bereit. Es gilt nur zehn Regeln zu beachten.

                                           

1. Medienbruchfreie Infrastruktur in der E-Mail-Verarbeitung.

Das ist bereits der wichtigste Weg zur revisionssicheren Verarbeitung von E-Mails. Prüfen Sie kritisch alle Schnittstellen einer E-Mail in Ihrem Haus. Sie sind nämlich ein unsicherer Medienbruch in jedem System.

2. Prüfen Sie, ob die E-Mail auch angekommen ist.

Hatte meine E-Mail beim Empfänger immer noch den gleichen Inhalt? Die telefonische Anfrage wird diese Unsicherheiten nicht lösen. Doch es gibt sicherere Lösungen für solche Fälle.

3. Verschiedene Systeme, Protokolle und Schnittstellen können die E-Mail-Sicherheit beeinflussen.

Es gibt Spezialisten in Ihrem Haus und bei unseren Partner, die eine Aufstellung machen können. Jeder nicht überwachte Bruch in der Verarbeitung ist ein Unsicherheitsfaktor.

4.  Ihre  Mitarbeiter können die eigenen E-Mails bereits schnell finden und in individuell erstellten Strukturen automatische ordnen.

Sie müssen ihre E-Mails jetzt nicht mehr suchen und ordnen.

5. Die dokumentenechte E-Mail.

Würden Sie sich vor Gericht trauen, jede E-Mail aus Ihrem Archiv als Nachweis vorzulegen? Denn ist die Lösung rechtszertifiziert, kann sie in Ihrer Infrastruktur von einen Wirtschaftsprüfer jederzeit abgenommen werden.

6.  Alle wichtigen E-Mails werden beantwortet.

Unterschiedliche Systeme für Archivierung und E-Mail-Nachbearbeitung erfordern unsichere Schnittstellen. Sicherlich finden Sie eine Lösung, die auch diese Aufgabe revisionssicher erledigt.

7. SaaS, Cloud, Appliance oder eigene Infrastruktur.

Auch wenn heute sehr viel für die Nutzung dieser Lösung in der Cloud spricht, Sie können sich auch gleich für eine Lösung entscheiden, die alle Wege anbietet.

8. Groupware-Server entlasten.

Wenn Sie schon E-Mails archivieren, dann bitte richtig. Halbe Lösungen halten auch nur halb so lang. Es sind die Dokumente Ihres Unternehmens, die Sie darüber langfristig sichern. Bedenken Sie, dass es einige gefährliche Wege der Entlastung gibt: Wie z.B. die Verwendung von Stubs.

9. Vermeiden Sie proprietäre Lösungen.

Lösungen in der IT leben und wechseln mit den Anforderungen des Unternehmens, bei Übernahmen und bei Wachstum. Aus diesem Grund ist die Aussage von Exchange, Notes oder Groupwise "für immer" leider nicht zutreffend. Es sollte nicht sein, dass man sich von einem proprietären Archiv abhängig macht.

10. Die richtige Beratung.

Wir können Ihnen leider nicht den richtigen Berater empfehlen. Jedoch warnen wir Sie vor angeblichen Fachberatern, die nicht mindestens mit den ersten neun Punkten differenzieren können.

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