Unter den digitalen Dokumenten ist die E-Mail etwas Besonderes

Digitale Dokumente müssen über eine dedizierte vordefinierte Schnittstelle, oder vom Endbenutzer ins Archiv befördert werden. Das digitale Dokument E-Mail kommt "sehr" überraschend an. Kennt nicht die "Schnittstellen" des Empfängers. Um sicher zu gehen, sollte es auch medienbruchfrei ins Archiv abgelegt werden.

In der weltweiten Kommunikation vollzieht sich seit über einem Jahrzehnt ein dramatischer Wandel: Nicht nur der Brief, auch das gesprochene Wort wird mehr und mehr durch die E-Mail abgelöst, und wo das Faxgerät steht, ist Einigen nicht mehr bekannt.

Hundert Millionen E-Mails kursieren täglich durch das Weltnetz der Kommunikation. Die Anzahl der Dokumente und die Anzahl deren Formate wird unüberschaubar.

Das Unternehmen muss jedes Dokument im Original archivieren und dem Benutzer individuell, schnell und sicher zur Verfügung stellen.

Ob Sie digitale Dokumente oder E-Mails archivieren, suchen oder nachbearbeiten. sie sollten die Tiefe der Nutzung definieren können. Der modulare Aufbau eines Systems sollte jeden Endbenutzer nur mit den von ihm benötigten Funktionen konfrontieren.

Mit der Fülle der E-Mails und dem „Wildwuchs“ der Dokumente wächst auch ihre Bedeutung, Geschäftsvorgänge in Unternehmen nachvollziehen zu können. E-Mails werden ernst genommen.

Nicht länger können Wirtschafts- und Steuerprüfer sie ignorieren und es ist folgerichtig, dass E-Mails vom Finanzministerium den Nachrichten auf Papier gleichstellt werden. Seit 2002 sind Rang und Handhabung der digitalen Dokumente in den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) verankert. Deutsche Unternehmen müssen seither nicht nur in den USA Bußgelder in Millionenhöhe fürchten, wenn sie digitale Dokumente lückenhaft archivieren.

Es stellen sich den Unternehmen also drei Aufgaben, die schnell und umfassend anzugehen sind:

1. Sie sollten die Flut der digitalen Dokumente und der E-Mails in den Griff bekommen, deren Formate beherrschen und kostengünstig speichern.

2. Sie sollten alle digitalen Dokumente dokumentenecht archivieren, um Unternehmensprüfern jederzeit alle Geschäftsvorgänge zu einem gegebenen Kunden offenlegen zu können.

3. Sie sollten schnell und einfach die Dokumente dem Benutzer verfügbar machen. Eine rein webbasierte Anwendung wie iDMS kommt ohne zusätzliche Installationen auf dem Client aus. Der Browser ist der einfache und direkte Client von iDMS.

Diese Aufgaben werden nicht allein dadurch erfüllt, dass man unternehmensweite Richtlinien erlässt, wie Informationen zu verteilen sind. Sie erfordern eine strukturelle und technische Basis, auf der die Archivierung digitaler Dokumente im Einklang mit der Firmen-Policy automatisiert und optimiert wird. Ein online Archiv wird die durchgehende Verfügbarkeit entsprechend unterstützen.

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