E-Mails als wesentlicher Teil der digitalen Kommunikation

E-Mails sind mittlerweile zum unentbehrlichen Bestandteil der Unternehmenskommunikation geworden. Selbst bei der Kommunikation zwischen Anlagen und Maschinen werden ohne menschlichen Auslöser Daten ausgetauscht. Dabei setzt man auch auf die E-Mail-Kommunikation. Auch das alltägliche Geschäft wird immer mehr auf diesem Wege erledigt, wie zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Terminvereinbarungen, Serviceanfragen, Kundenkorrespondenz usw.

Somit wächst die Menge der E-Mails enorm und belegt damit immer mehr Speicherplatz.

Andererseits gewinnen E-Mails als Handelsdokumente eine bedeutende rechtliche Relevanz, sie müssen als solche aufbewahrt werden. Gleichzeitig sollten sie als Unternehmenskorrespondenz nicht im persönlichen Eingang eines Nutzers verweilen, sondern den Kundenakten zugeordnet werden.

Wieso E-Mail-Management ?

Es gibt drei Bereiche, in denen ein sinnvolles Umgehen mit E-Mails notwendig ist.

1. Die Sicherheit im Versand: Kann ich zum Beispiel nachweisen, dass eine Email zum Zeitpunkt versandt wurde und auch dort ankam und gelesen wurde.

2. Die dokumentenechte Archivierung: Hier ist die Unabhängigkeit von der Groupware, vom Betriebssystem und Betrieb, sowie die Compliance, zum Beispiel die revisionssichere Protokollierung über die Einhaltung der Regeln. Dies ist uns als unified-e-mail-archiving geläufig.

3. Deren Nachbearbeitung: Das ist der Ablauf (Workflow), den eine E-Mail im Unternehmen durchlebt. Die E-Mail als ein Teil des Geschäftsprozesses.


Die rent-a-brain GmbH bietet mit iMARC® eine E-Mail-Archivierungs- und E-Mail-Management-Lösung, welche den vollständigen Bereich einer E-Mail-Kommunikation rechtskonform absichert.

iMARC® war und ist eines der ersten E-Mail-Archive, welches in seiner Gesamtheit immer wieder durch neue Features den allgemeinen Rahmen sprengte und durch seine Variabilität und seine Zukunftsfähigkeit auffiel. iMARC® war von Anfang an skalierbar, das heißt, für den kleinsten Betrieb, wie auch für große Unternehmen einsetzbar. Dazu machte sich iMARC® durch seine Unabhängigkeit von Betriebssystemen, E-Mail- oder Groupware-Servern, und auch von der Art des Betriebes, wie zum Beispiel in der Cloud mit SaaS, oder als Appliance sowie als Festinstallation usw., verfügbar für nahezu alle Bereiche und Umgebungen einer kompletten E-Mail-Kommunikation. Insofern wurde iMARC® auch  für die mobile Welt (Smartphones incl. iPhone usw.)verfügbar gemacht.

Sehr wichtig ist für iMARC® die revisionssichere Archivierung, ohne irgendwelche Medienbrüche und nach nationalen und internationalen Standards lückenlos und rechtszertifiziert arbeitend. Sie ist kombiniert mit der ultraschnellen und umfangreichen Suche, auch Volltextsuche, über das gesamte Archiv, welche regel- und rollenbasiert eingerichtet werden kann.

iMARC® hat als Archiv ein sehr funktionstüchtiges E-Mail-Management integriert. E-Mails können dort analysiert und automatisiert weiterverarbeitet werden. Zum Beispiel als Workflow oder als automatisches, selbstlernendes Weiterrouten von anonymen Postfächern (info@ etc.) So bleibt keine E-Mail allein und verloren im System hängen. Dies belebt die E-Mail-Kommunikation in sinnvoller Weise. In iMARC® wird eine E-Mail vom Eingang in das Unternehmen, der Erzeugung eigener E-Mails, sowie dem nachweisbaren Versand zum Empfänger umfangreich betreut.

iMARC® ist das erste E-Mail-Archiv, welches serverseitig eine automatische Ver- und Entschlüsselung integriert hat. Außerdem kann es regelbasiert Signaturen mitsenden bzw. empfangene Signaturen automatisch überprüfen.

iMARC® ist für den geordneten und übersichtlichen Betrieb der E-Mail-Kommunikation entwickelt worden und senkt dazu noch die Kosten durch die Art seiner Archivierung und Weiterverarbeitung. Die eigene Weboberfläche  (mit eigenem Webclient) nutzt den Web 2.0 Standard und es werden standardmäßig Addins für Outlook und Lotus Notes, sowie Apps für Apple und Android mitgeliefert.


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