Die strengen gesetzlichen Vorgaben für eine revisionssichere und dokumentenechte Mailarchivierung werden durch die Systemlösung „iMARC®“ vollständig umgesetzt.

Der Duisburger Energielieferant und Technikdienstleisterfür den Bereich der mittelständischen Gewerbekunden

Nexus Energie GmbH ehemals PCC Energie GmbH hat im eigenen Haus ein Projekt realisiert, um die gesetzlichen Vorgaben für eine revisionssichere E-Mail Archivierung umzusetzen.

Bei einem Wechsel eines Kunden übernimmt die Nexus Energie GmbH alle für diesen Prozess notwendigen Aufgaben für den Kunden. So kündigt die Nexus Energie GmbH zum Beispiel im Auftrag des Kunden dessen Vertrag mit seinem bisherigen Lieferanten, meldet den Kunden beim Netzbetreiber zur Netznutzung an, tauscht Informationen über Zählerstände und Zählwerte mit dem Netzbetreiber aus und überwacht die korrekte Abrechung der Netznutzungsentgelte.

Um den Austausch dieser Geschäftsdaten mit dem Netzbetreiber so effizient wie möglich zu gestalten, werden diese Dokumente bei der Nexus Energie GmbH elektronisch über das international standardisierte Format EDIFACT übertragen. Der Austausch dieser Daten erfolgt per E-Mail. Beim Projekt der Nexus Energie GmbH ging es im Kern darum, die ein- und ausgehende E-Mail-Kommunikation im Haus so zu steuern, dass alle E-Mail-Dokumente gemäß den Vorgaben aus dem UStG, der GoBS und der GDPdU revisionssicher und dokumentenecht abgelegt werden. (siehe 10 Merksätze des VOI)

Die Nexus Energie GmbH realisierte das E-Mail Archiv schließlich mit der Lösung „iMARC“ von der „rent a brain GmbH“ aus Berlin. iMARC® erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mail-Dokumenten. Das System kann einen Datenbestand von bis zu 192 Petabyte (PB) verwalten und lässt sich in jede vorhandene E-Mailstruktur eines Unternehmens integrieren, da ausschließlich Standard-Kommunikationsprotokolle verwendet werden.

Die Nexus Energie GmbH verwendet ein Mail-System auf der Basis von IBM Lotus Notes/Domino. Bei der Implementierung von iMARC® vertraute das Unternehmen daher auf die Kompetenzen eines rent a brain Partners. Das Gesamtkonzept und die Implementierung des E-Mail Archivs bei der Nexus Energie GmbH wurde durch ein unabhängiges Wirtschaftsprüfungsinstitut als konform der Vorgaben von UStG, GoBS und GDPdU zertifiziert.

Dazu Herr Wilhelm Gerds, IT Leiter der ehemaligen PCC Energie GmbH: "Viele Unternehmen sind sich der gesetzlichen Verpflichtung zur E-Mail-Archivierung noch nicht voll bewusst. Oder sie schieben die Einführung immer weiter hinaus, weil ihnen das passende Konzept fehlt. Lösungen wie iMARC® bieten alle notwendigen, rechtlichen Sicherheiten."

Copyright 2017 rent a brain GmbH - Nexus Energie GmbH ehemals PCC Energie GmbH mit gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung.
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