„Eine E-Mail-Archivierung sollte sich in jede vorhandene E-Mail-Struktur integrieren lassen.“

Das ist eine immer häufiger getroffene Aussage unserer Interessenten.

„Der elektronische Briefverkehr ist längst kein Austausch mehr von Notizzetteln oder Ersatz von Telefongesprächen. E-Mails dokumentieren wichtige Entscheidungen von Firmen. Daraus resultiert die gesetzliche Verpflichtung nach GDPdU, HGB, GoB/GoBS etc. zur Aufbewahrung geschäfts- und steuerrelevanter E-Mails.“ stellte die Siemens AG fest, als sie sich entschied, iMARC® ihren Kunden anzubieten.

Entsprechend gute Erfahrungen machte dabei der Duisburger Energielieferant und Technik-dienstleister für den Bereich der mittelständischen Gewerbekunden Nexus Energie GmbH ehemals PCC Energie GmbH. Er hat im eigenen Haus ein Projekt realisiert, um die gesetzlichen Vorgaben für eine revisionssichere E-Mail Archivierung umzusetzen.

Der Austausch der Kundendaten erfolgt im EDIFACT Standard per E-Mail und muss entsprechend verarbeitet und archiviert werden.

Bei einem Wechsel eines Kunden übernimmt die Nexus Energie GmbH alle für diesen Prozess notwendigen Aufgaben für den Kunden. So kündigt die Nexus Energie GmbH zum Beispiel im Auftrag des Kunden dessen Vertrag mit seinem bisherigen Lieferanten, meldet den Kunden beim Netzbetreiber zur Netznutzung an, tauscht Informationen über Zählerstände und Zählwerte mit dem Netzbetreiber aus und überwacht die korrekte Abrechnung der Netznutzungsentgelte. Um den Austausch dieser Geschäftsdaten mit dem Netzbetreiber so effizient wie möglich zu gestalten, werden diese Dokumente bei der Nexus Energie GmbH elektronisch über das international standardisierte Format EDIFACT übertragen. Der Austausch dieser Daten erfolgt per E-Mail. Beim Projekt der Nexus Energie GmbH ging es im Kern darum, die ein- und ausgehende E-Mail-Kommunikation im Haus so zu steuern, dass alle E-Mail-Dokumente gemäß den Vorgaben aus dem UStG, der GoBS und der GDPdU revisionssicher und dokumentenecht abgelegt werden.

Die Nexus Energie GmbH realisierte das E-Mail-Archiv schließlich mit der Lösung „iMARC®“ von der „rent a brain GmbH“ aus Berlin. „iMARC® erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mail-Dokumenten.“ führte die Nexus Energie GmbH für die Entscheidung auf. Das System kann einen Datenbestand von bis zu 196 Petabyte (PB) verwalten und lässt sich in jede vorhandene E-Mail-Struktur eines Unternehmens integrieren, da ausschließlich Standard -Kommunikationsprotokolle verwendet werden.

Das Gesamtkonzept und die Implementierung des E-Mail-Archivs bei der Nexus Energie GmbH wurde durch ein unabhängiges Wirtschaftsprüfungsinstitut als konform der Vorgaben von UStG, GoBS und GDPdU zertifiziert.

iMARC® bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen Lösungen wie sie sonst nur Grossunternehmen haben, zu akzeptablen Konditionen

„iMARC® bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen zu akzeptablen Konditionen die Rechtssicherheit und organisatorische Möglichkeiten, die bislang nur großen Unternehmen vorbehalten waren.“ stellte die GEBRO Herwig GmbH fest als sie sich für iMARC® entschied.

Bei der Analyse des E-Mail-Verkehrs der GEBRO HERWIG GmbH stellte sich heraus, dass Angebote, Bestellungen, Preisanfragen, Geschäftsbriefe, technische Berechnungen, Leistungsverzeichnisse und technische Zeichnungen als Anlagen heute schon nahezu ausschließlich als E-Mail versandt werden. Es war schnell klar, dass die Entscheidung, was davon nun geschäfts- oder steuerrelevant ist, nicht von dem jeweiligen Sachbearbeiter entschieden werden kann. iMARC® speichert daher sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails und bietet dem Anwender umfangreiche Recherche-Möglichkeiten durch einen weiteren Outlook-Button „mail-archiv“ am Arbeitsplatz oder über die Web-Oberfläche, wenn man remote E-Mails abfragen will.

Durch die herausragende Eigenschaft, auch in Anhängen von E-Mails zu suchen, egal ob in Word-, Excel- oder PDF-Dateien, wird die gesuchte E-Mail problemlos und schnell gefunden und zur evtl. weiteren Bearbeitung wiederhergestellt; das Original bleibt unverändert archiviert. Die Anhänge können über den AnlagenExplorer von iMARC® direkt über den Windows Explorer geordnet und geöffnet werden.

Erweiterte Benutzerrechte, die man hinterlegen kann, verschaffen den Verantwortlichen der GEBRO HERWIG GmbH nun einen Überblick über alle geschäftlichen E-Mails des gesamten Unternehmens.

So ist man durch Definition der Benutzerrechte auch in der Lage, im Falle einer Betriebsprüfung die vom Betriebsprüfer verlangten E-Mails zu selektieren und sie in einem Z3-fähigen Format auszugeben.

Die Entscheidungsgründe von Andreas Cloer, Geschäftsführer der GEBRO HERWIG GmbH, waren: die lückenlose Archivierung aller E-Mails und firmenindividuelle, transparente Recherche-Organisation der E-Mails und Anhänge, Reduzierung des Speicherplatzes auf dem MS-Exchange-Server, Rechtssicherheit bei der Zustellung von E-Mails und ein sicheres Gefühl, wenn die Herausgabe von E-Mails in unverfälschter, originärer Form im Rahmen elektronischer Steuerprüfungen verlangt wird, und eine Reduzierung des Haftungsrisikos der Geschäftsführung.

iMARC® findet sofort jede E-Mail für mich

Ein weiterer Vorteil für das Unternehmen liegt in dem optimierten Workflow. Schließlich kann das schnelle Auffinden von E-Mails auch für den Arbeitsprozess der eigenen Firma relevant sein und nicht nur für den Steuerprüfer. „iMARC® macht süchtig! iMARC® findet sofort jede E-Mail für mich!“ sagte Herr Klaus Kaspari von der Sypa GmbH. Mehrere Clients stehen dafür dem Benutzer zur Verfügung. Wir müssen den Benutzer dort abholen, wo er sich heute befindet. Wenn der Endbenutzer das System akzeptiert, hat jedes Unternehmen gewonnen. Diesen Grundsatz befolgte die rent a brain GmbH bei der Entwicklung der Clients.

Zudem bringt iMARC® einen weiteren angenehmen Nebeneffekt: Das Unternehmen spart Speicher- und Archivplatz, denn die Lösung reduziert den Speicherbedarf der E-Mails um 80 Prozent. iMARC® arbeitet unabhängig von der gewählten Groupware. Versionswechsel der Groupware schränken daher zu keiner Zeit die Sicherheit des E-Mail-Archivs ein. Der Benutzer kann ohne Installation auf seinem Client eine E-Mail als Einschreiben-Rückschein versenden. Die E-Mail wird mit digital signierten Inhalten ausgeliefert. Dem Absender wird die Auslieferung auf dem Server im Postfach des Empfängers quittiert.

iMARC® und rPOST - ein perfektes Team

Ob es um die gesicherte Zustellung im Rechnungsversand via E-Mail mit der dazugehörige qualifizierte Signatur geht, um eine zertifizierte SAP-Anbindung oder um die kontrollierte Einhaltung der Unternehmensregeln für die Compliance im Umgang mit digitalen Dokumente und E-Mails, setzt iMARC® modular (für jedes Budget) jede dieser Anforderungen sicher in jedem Unternehmen um, wenn notwendig auch mandantenfähig. So geschehen bei der Schenker AG.

Die Partner der rent a brain GmbH haben für ihre Kunden iMARC® ausgewählt, da es in der Entscheidung des Kunden bleibt, ob er iMARC® auf seine Hardware installiert, eine Appliance auf iMARC®-Basis erwirbt oder einfach nur geringe monatliche iMARC®-Nutzgebühren bei einem Provider bezahlt. „Meine Kunden verfügen über die gleichen Funktionen, die gleiche Sicherheit und über transparente individuelle Kosten.“ sagte einer der Partner vor Kurzem.


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