Das im Jahre 1872 von den Gebrüdern Broer zunächst als Schmiede gegründete Unternehmen, ist seit 1989 unter der jetzigen Firmierung in Arnsberg in den Geschäftsfeldern Erstellung und Vertrieb von Heizungs,- Lüftungs,- Klima,- Sanitär und Elektroanlagen tätig.

Es werden insgesamt 82 Mitarbeiter beschäftigt, davon 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Verwaltung und Konstruktion. Das EDV-Netzwerk besteht aus einem leistungsfähigen UNIX-Server mit 26 PC-Arbeitsplätzen und einem MS-Exchange-Server zur zentralen Datenhaltung, z.B. für E-Mails. Zum Einsatz kommen neben den allgemeinen Microsoft­Office-Anwendungen kaufmännische Programme des Softwareherstellers PDS, Programm- und Datenservice, Rotenburg (Angebotswesen, Kalkulation, Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Lohn- und Gehalt) sowie „Auto-CAD“ als Konstruktionssoftware.

Andreas Cloer, Geschäftsführer der GEBRO HERWIG GmbH, wurde durch eine Informationsveranstaltung auf die rechtlichen Hintergründe einer rechtskonformen Archivierung geschäfts- und steuerrelevanter E-Mails aufmerksam gemacht. Durch Artikel in Fachzeitschriften und Mandanteninformationen des Steuerberaters war Herrn Cloer zu diesem Zeitpunkt das Thema allerdings schon bekannt und auch die technischen Möglichkeiten der Betriebsprüfer, die er anlässlich einer stattgefundenen Betriebsprüfung kennen gelernt hatte (GDPdU/IDEA), waren ausschlaggebend für seine Entscheidung, dieses Thema nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, sondern sich für die Installation einer als revisionssicher zertifizierten Email-Archivlösung zu entscheiden. Die angebotene Appliance-Lösung bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen zu akzeptablen Konditionen die Rechtssicherheit und organisatorische Möglichkeiten, die bislang nur großen Unternehmen vorbehalten waren.

Bei der Analyse des E-Mail-Verkehrs der GEBRO HERWIG GmbH stellte sich heraus, dass Angebote, Bestellungen, Preisanfragen, Geschäftsbriefe, technische Berechnungen, Leistungsverzeichnisse und technische Zeichnungen als Anlagen heute schon nahezu ausschließlich als E-Mail versandt werden. Es war schnell klar, dass die Entscheidung, was davon nun geschäfts- oder steuerrelevant ist, nicht von dem jeweiligen Sachbearbeiter entschieden werden kann. iMARC® speichert daher sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails und bietet dem Anwender umfangreiche Recherche-Möglichkeiten durch einen weiteren Outlook-Button „mail-archiv“ am Arbeitsplatz oder über die Web-Oberfläche, wenn man remote E-Mails abfragen will.

Durch die herausragende Eigenschaft, auch in Anhängen von E-Mails, ob in Word-, Excel- oder PDF-Dateien zu suchen, wird die gesuchte Mail problemlos und schnell gefunden und zur evtl. weiteren Bearbeitung wiederhergestellt; das Original bleibt unverändert archiviert.

Erweiterte Benutzerrechte, die man hinterlegen kann, verschaffen den Verantwortlichen der GEBRO HERWIG GmbH nun einen Überblick über alle geschäftlichen E-Mails des gesamten Unternehmens.

So ist man durch Definition der Benutzerrechte auch in der Lage, im Falle einer Betriebsprüfung die vom Betriebsprüfer verlangten E-Mails zu selektieren und sie in einem Z3-fähigen Format auszugeben.

Wichtig für Geschäftsführer Andreas Cloer war auch ein weiterer Zusatznutzen, den iMARC® bietet.

Durch die Integration von RPost (registered E-Mail) wird auch der eindeutige Nachweis erbracht, dass eine E-Mail versandt wurde, wann und an welche Adresse sie geliefert wurde und sogar, wann sie geöffnet wurde. Durch die gleichzeitige Archivierung der Zustellungsmail (Einschreibe-Rückschein) kann jederzeit der Nachweis der Zustellung des Originaldokuments erbracht werden. Über einen zusätzlichen Outlook-Button kann der Sachbearbeiter entscheiden, welche Mail er als „registered-mail“ versenden möchte. Die Kosten liegen weit unter den Kosten eines herkömmlichen Einschreibens.

Lückenlose Archivierung aller E-Mails und firmenindividuelle, transparente Recherche-Organisation der E-Mails und Anhänge, Reduzierung des Speicherplatzes auf dem MS-Exchange-Server, Rechtssicherheit bei der Zustellung von E-Mails und ein sicheres Gefühl, wenn die Herausgabe von E-Mails in unverfälschter, originärer Form im Rahmen elektronischer Steuerprüfungen verlangt wird und eine Reduzierung des Haftungsrisikos der Geschäftsführung.

Das waren für Andreas Cloer die Entscheidungsgründe zum Einsatz von

Die zeitgleich erfolgte Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes sichert das Unternehmen und die Geschäftsführung zusätzlich ab (www. sic-trust.de).

Die Installation in die vorhandene Netzwerkstruktur verlief problemlos innerhalb eines Werktages, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Die Bedienung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erforderte nur geringen Schulungsaufwand.


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